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Verwaltungsorganisation

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Inhalt: Hierarchie, Verwaltungsträger, Verwaltungsgliederung, Behördenorganisation, bürokratische und kooperative Organisation, Ablauforganisation, Organisationsstelle, mündliche und schriftliche Organisation, Einsparen von Schreibarbeit, Begriffe des Geschäftsverkehrs, Aktenordnung, Empfehlungen zur Textverarbeitung, Arbeitsorganisation, Zeiteinteilung

 

 

Verwaltungsorganisation

 

Organisation muß auch in der Arbeitswelt sein. Mit einem Minimum kann man zum Erfolg kommen, aber auch mit einem Maximum. Aber auch mit beidem kann man Mißerfolg haben.

 

Definition

Verwaltung ist ein System, in dem Menschen, Aufgaben und Sachmittel zur Erreichung eines Zwecks zusammengeführt werden.

Jede Verwaltung ist ein System. Dieses kommt in Gang durch eine Eingabe (Anruf, schriftlicher Auftrag). Dadurch wird ein Ablauf in Gang gesetzt. Aufgaben, Menschen und Sachmittel werden zusammengebracht. Am Ende steht die Ausgabe.

Zu beachten sind dabei aber auch die Rahmenbedingungen und die gesellschaftliche Umwelt (Parteien, Personen, Bürgerinitiative)

Aus den Zielen einer Organisation erwachsen Hauptaufgaben, die so weit in Aufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten untergliedert werden, bis jedem Mitarbeiter eine bestimmte Arbeit zugeteilt ist.

 

Hierarchie der Verwaltung

Jeder Sachgebietsleiter sollte nur vier bis acht nachgeordnete Angestellte betreuen, je nach Technik, Routine, Ausbildung. Grundsatz ist aber: Möglichst wenig Stufen, wenig Zwischeninstanzen.  Wenn aber die Aufgaben zwischen den Fachleuten nicht gut aufgeteilt sind, entstehen Schwierigkeiten. Jurist, Ingenieur, Verwaltungsangestellter und Sozialarbeiter müssen gut zusammenarbeiten.

Ein besonderes Problem ist die Unterschriftbefugnis: Kann die Entscheidungsbefugnis delegiert werden auf den Sachbearbeiter? Bringt die Kontrolle durch d en Vorgesetzten wirklich etwas? Geht es wirklich darum, daß der  Brief juristisch exakt abgefaßt ist, oder geht es nur um-Stilfragen („Verbal-Erotiker“).

Abgeordnete lösen oft viel Arbeit aus, wenn sie Anfragen stellen. Aber das hat politisch einen hohen Wert.

 

Welche Sachverhalte beeinflussen das Verhalten von Mitarbeitern?

-  Hierarchie, Kompetenzen, Begründung der angeordneten Maßnahme.

-  Informationen sollten automatisch gegeben werden, aber man kann auch fragen.

-  Man braucht eine Organisationsplan und eine allgemeine Geschäftsanweisung.

-  Prestigedenken: Der Amtsleiter möchte gern gut dastehen

-  Büroumgebung: Bilder, Pflanzen, gute Möbel

-  Kantine (es gibt immer noch Beispiele für schlimme Zustände)

 

 

Verwaltungsträger

 

Verwaltungsaufbau:

Der Verwaltungsaufbau richtet sich nach dem Territorialsystem:

Bundesverwaltung

Landesverwaltung (Flächenstaaten,. Stadtstaaten)

Bezirksverwaltung (Regierungspräsident)

Umlandverband

Kreisverwaltung

Gemeindeverwaltung

 

 

Juristische Personen des öffentlichen Rechts (Verwaltungsträger):

 

Körperschaften

Anstalten

Stiftungen

Personenvereinigung

Mitglieder

Verwaltungseinrichtung Benutzer

Vermögensmasse Nutznießer

Gebietskörperschaften

Personalkörperschaften

 

 

Allmitgliedschaft Allzuständigkeit

 

Einzelmitgliedschaft Einzelzuständigkeit

 

 

Bund

Länder

Gemeinden

Ärztekammer Krankenkassen Berufsgenossenschaften

Rundfunkanstalten Städt. Sparkassen Kliniken

Deutsche Bundesbank

Stiftung preußischer Kulturbesitz

Stiftung Volkswagenwerk

Finanzierung: Steuern

 

Finanzierung:     Gebühren

Auch Privat

 

Auch privatrechtlich geformte Verwaltungsträger (zum Beispiel Vereine) können tätig werden, wenn sie mit hoheitlicher Verwaltungsbefugnis beliehen sind (sogenannte „beliehene öffentliche Unternehmer“),  zum Beispiel: Schornsteinfeger, Schiffs- und Flugkapitäne, Notare, Jagdaufseher, Fleischbeschauer, technische Überwachungsvereine.

 

 

2. Grundsätze der äußeren Verwaltungsgliederung

Unitarismus -Föderalismus:        

a) Unitarismus = das Schwergewicht der staatlichen Aufgaben liegt bei den Organen des Gesamtstaates (zum Beispiel Eisenbahn, Post, Luftverkehr)   

b) Föderalismus = das Schwergewicht der staatlichen Aufgaben liegt bei den Organen der Gliedstaaten (zum Beispiel Schulverwaltung, Gewerbeaufsicht, Forstverwaltung). Besonders in der Sozialverwaltung gibt es aber auch Mischformen.

 

Zentralisation - Dezentralisation:

a) Zentralisation = Erledigung einzelner Verwaltungsaufgaben durch staatliche obere und mittlere Behörden (zum Beispiel Landesversorgungsamt, Regierungs-Präsident)

b) Dezentralisation = Erledigung der Verwaltungsaufgaben untere staatliche Behörden oder Selbstverwaltungsträger zum Beispiel Sozialamt,).

 

 Konzentration -  Dekonzentration:

a) Konzentration = Zusammenfassen möglichst vieler Aufgaben in einem Bezirk bei einer Behörde der  „allgemeinen inneren Verwaltung“ (zum Beispiel Gemeinde-/Stadt-/Kreisverwaltung)

b) Dekonzentration = Bildung von Sonderbehörden in einem Bezirk für verschiedene fachliche Aufgabe (zum Beispiel Arbeitsamt, Finanzamt, Versorgungsamt).

Die Aufteilung in Bezirke ((Meldestellen, Sozialämter) ist keine Dekonzentration, denn es handelt sich nur um e i n   Amt, das nur in verschiedenen Gebäuden untergebracht ist.

 

Ordnungsverwaltung - Leistungsverwaltung -  Planende Verwaltung:

a) Ordnungsverwaltung = dient der Gefahrenabwehr und der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Ordnung (zum Beispiel Gesundheitsverwaltung, Polizeiverwaltung, Gewerbeaufsichtsverwaltung, Bauaufsicht). Meist Pflichtaufgabe.

b) Leistungsverwaltung = dient der allgemeinen Daseinsvorsorge und gewährt Leistungen

(zum Beispiel Straßenbau, Mütterberatung, Theater, Grünanalgenbau). Meist freiwillige Aufgaben.

c) planende Verwaltung = bereitet Maßnahmen der Zukunftssicherung vor (zum Beispiel Stadtplanungsamt, Umlandverband).

 

Territorialsystem - Realsystem:

a) Territorialsystem = Aufgabenverteilung nach Bezirken (/regionalen Aspekten)

b) Realsystem = Aufgabenverteilung nach Fachgebieten

 

Monokratische Leitung - kollegiale Leitung:

a) monokratische Leitung = als verantwortliche Behördenleitung fungiert eine Einzelperson (zum Beispiel Ministerium, Regierungspräsident)

b) kollegiale Leitung = als verantwortliche Behördenleitung fungiert eine Mehrheit von Personen (Fachleute und Laien bzw. hauptamtlich und ehrenamtlich).

 

Freie Verwaltung - gebundene Verwaltung:

Die freie Verwaltung kann tätig werden, die gebundene muß tätig werden.

 

Allgemeine innere Verwaltung - Sonderverwaltung:

Hoheitliche Verwaltung - fiskalische Verwaltung.

 

An sich ist die Gemeindeverwaltung für alles zuständig, soweit nicht andere Gebietskörperschaften zuständig sind. Bis in die sechziger Jahre überwog die Ordnungsverwaltung. Heute überwiegt die Leistungsverwaltung (80 : 20Prozent). In Zukunft wird die planende Verwaltung größere Bedeutung erlangen.

Im Bund gibt es fünf klassische Aufgaben der Verwaltung: Inneres, Finanzen, Äußeres , Justiz, Militär. Heute ist der Hauptteil der Verwaltung aus der inneren Verwaltung erwachsen.

 

 

Verwaltungsgliederungsplan

 

1.  Allgemeine Verwaltung

01       Büro der Stadtverordnetenversammlung

02       Büro des Oberbürgermeisters

10       Hauptamt

11       Personal- und Organisationsamt

11/D   Referat Datenschutz

11/F    Frauenreferat

11 /P   Personalberatungsstelle

11/1    Amt für Aus- und Fortbildung

11/2    Zusatzversorgungskasse

12       Amt für Statistik, Wahlen und Einwohnerwesen

13       Presse- und Informationsamt

14       Revisionsamt

15       Amt für Beschaffungs- und Vergabewesen

16       Amt für Informations- und  Kommunikationstechnik

19       Referat zur Betreuung ausländischer Institutionen

 

2.   Finanzverwaltung

20       Stadtkämmerei

21       Stadtkasse

22       Stadtsteueramt

23       Liegenschaftsamt

29       Referat Beteiligungen

 

3.   Rechts-, Sicherheits- und Ordnungsverwaltung

30       Rechtsamt

32       Ordnungsamt

34       Standesamt

35       Versicherungsamt

36       Verkehrsüberwachung und -regelung

37       Branddirektion

 

4.   Schul- und Kulturverwaltung

40       Stadtschulamt

-  Schulen

-  Kindertagesstätten

-  Amt für Ausbildungsförderung

41       Amt für Wissenschaft und Kunst

42       Stadt- und Universitätsbibliothek

43       Amt für Volksbildung/Volkshochschule

44       Stadtbücherei

45       Museen

46       Schauspiel und Oper

 

5.  Sozial-, Jugend- und Gesundheitsverwaltung

56       Dezernatsverwaltungsamt Soziales, Jugend und Wohnungswesen

50       Sozialamt

51       Jugendamt

52       Sport- und Badeamt

53       Stadtgesundheitsamt

54       Städtische Kliniken

55       Ausgleichsamt

 

6 .  Bauverwaltung

60       Dezernatsamt Planung

60/1    Erschließungsamt

60/D   Denkmalamt

60/2    Bauverwaltungsamt

61       Amt für kommunale Gesamtentwicklung und Stadtplanung

62       Stadtvermessungsamt

63       Bauaufsichtsbehörde

64       Amt für Wohnungswesen

65       Hochbauamt

66       Straßenbauamt

67       Garten- und Friedhofsamt

68       Stadtentwässerungsamt

69       Stadtbahnbauamt

 

7.   Verwaltung für öffentliche Einrichtungen

70       Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung

71       Städtisches Fleischhygieneamt

76       Städtische Küchenbetriebe

77       Zoologischer Garten

78       Palmengarten

79       Umweltamt

 

8.   Verwaltung für Wirtschaft und Verkehr

80       Verkehrsamt

81       Stadtwerke

- Strom und Wärme

- Wasser

- Nahverkehr

82       Forstamt

83       Hafenbetriebe

84       Marktbetriebe

85       Städtisches Weingut

87       Referat Wirtschaft

 

 

 

Organisationsbegriff im engeren Sinne:

Organisation ist die dauerhaft wirksame Ordnung des Systems „Verwaltung“.

oder:

Organisation ist die dauerhaft wirksame Struktur (= Zustand, Aufbauorganisation, institutionelle Organisation).

Organisieren heißt das Anordnen  von Regeln für die Beziehungen zwischen den Elementen: Aufgaben, Mensch, Mitte.

oder:

Organisation ist dauerhaft wirksames Strukturieren (= Tätigkeit, Ablauforganisation, funktionelle Organisation).

 

Hartmut Kübler:

Die Behörde  i s t  eine Organisation

Die Behörde  h a t  ein Organisation

Organisation ist gestaltendes Handeln.

Organisation ist Gestalten des Handelns.

 

Organisation muß sein, denn es geht um viele Menschen (die  Stadt Frankfurt hat 20.000 Mitarbeiter ohne die Stadtwerke), es geht um viele Aufgaben (die Stadt Frankfurt hat 2.000 Aufgaben) und es geht um viele Abläufe.

 

Innere Behördenorganisation

Die vielfachen Aufgaben einer Behörde erfordern  das Zusammenwirken vieler Mitarbeiter und bedürfen der Ordnung. Bewältigt wird diese Aufgabe mit Hilfe der Verwaltungsorganisation. Bei der Planung und Durchführung von Maßnahmen zur einfachsten, zweckmäßigsten und wirtschaftlichsten Erledigung der Aufgaben (= Organisation) wird unterschieden zwischen der Organisation des Verwaltungsablaufs (funktionale Organisation) und der Organisation des Verwaltungsaufbaus (institutionelle Organisation).

Wenn es im Inneren des Systems nicht stimmt)(zum Beispiel zu wenig Arbeitsmittel, wenig Motivation), entsteht ein ungeordneter Zustand. Ziel der Organisation ist es, einen zielstrebigen, geraden Ablauf zu erreichen, damit die Aufgaben bewältigt werden.

 

Ordnungsgrundlagen:

Aufbauorganisation:

Aufgabengliederungsplan

Verwaltungsgliederungsplan (Wie viele Ämter)

Dezernatsverteilungsplan (je nach der politischen Führung)

(Haushaltsplan) (aus dem Finanzwesen)

 (Stellenbeschreibungen)(Arbeitsverteilungsplan)

 

Ablauforganisation:

Allgemeine Geschäftsanweisung           AGA I

Besondere Geschäftsanweisungen AGA II und III

Arbeitsrichtlinien

Aktenordnung / Aktenpläne

Stellenbeschreibungen

(Dienstvereinbarungen).

 

Ziele der Organisation

  • Sicherstellen optimaler Aufgabenerfüllung:

- rechtlich einwandfrei

- sparsam und wirtschaftlich wirkungsvoll

- planmäßig (nach Art und Form berechenbar)

- verständlich und nachvollziehbar

- Aufgabenerfüllung in Krisenfällen

  • Schaffung humaner Arbeitsbedingungen
  • Beachtung der sich ändernden Bedingungen

            - wirksame Formen der Bürgerbeteiligung

- Aufgabenüberprüfung (kritisch, periodisch)

-  neue Technologie.

Die Ziele sind alle gleichrangig.

 

 

Bürokratische Organisation und kooperative Organisation

Weder die bürokratische noch die kooperative Organisationsstruktur ist immer und überall richtig. Eine ideale, für alle Verwaltungsaufgaben effektive Organisationsform läßt sich nicht finden, weil die Aufgaben in der öffentliche Verwaltung sehr unterschiedlich sind und zum Teil Unvereinbares erwartet wird.

Es ist eine ständig steigende Zahl umfangreicher und schwieriger Gemeinschaftsaufgaben zu erfüllen. Dabei ertönt teils der Ruf nach dem Staat, teils herrscht Angst vor der Macht  der Verwaltung und vor der Abhängigkeit von Staat und Verwaltung.

Es gibt gegensätzliche Aufgabenarten: leisten, gestalten, planen, ausgleichen, überzeugen, aber auch: befehlen, eingreifen, zwingen, umverteilen.

Oft gilt es, schnell zu handeln, aber dabei alle Umstände gegeneinander abzuwägen und überlegt zu handeln. Man darf nicht parteiisch handeln, aber dennoch entgegenkommend und die Ausnahmen.

Es muß  nach straffem Recht geführt werden, aber die Eigeninitiative der Beschäftigten ist zu fördern. Es muß nach dem Dienst- und Besoldungsrecht gearbeitet werden, das aber wenig Veränderungen zuläßt. Es muß nach Haushaltsvorschriften gehandelt werden, die manchmal schnellem und wirtschaftlichem Handeln entgegenstehen. Due Verwaltung soll stetig und berechenbar sein, aber doch der Forderung nach ständiger Erneuerung entsprechend berücksichtigend.

 

Bürokratische Organisation

Kooperative Organisation

Feststehende Hierarchie (Über- und Unterordnung, Befugnisse nehmen ab)

Gleichordnung im System (kreisförmig)

 

Feste Arbeitsteilung (Spezialisierung), klare Abgrenzung gegen andere Bereiche

Aufgabenteilung in gegenseitiger Abstimmung

Aufsteigende und absteigende Kommunikation, Einhaltung des Dienstwegs

netzartige Kommunikation auf dienstlichem Weg

Schriftliche Kommunikation (Aktenmäßigkeit der Vorgänge)

mündliche Kommunikation

 

Vernunftbetonte Einstellung zu den Weisungen von oben ohne Diskussion

Einsicht in die Ziele der Verwaltung

 

Befehl und Rückmeldung ohne Diskussion

 

Gespräch (Rat, Gedankenaustausch, Teilhabe an der Entscheidung)

Entscheidungszentralisation und Einzelverantwortung. Wer an der Spitze ist, kann es besser als alle Mitarbeiter zusammen, hat aber auch die Verantwortung.

 Gruppenentscheidung und Gruppenverantwortung (Delegation)

 

 

 Fachleute als Vorgesetzte, ein guter Fachmann ist auch ein guter Vorgesetzter

Kein Gegenstück, weil keine Vorgesetzte

 

 Das ursprüngliche Modell der Organisation war das bürokratische. Es herrschte bis zum Ende der sechziger Jahre. Dann wurde die kooperative Organisationsstruktur einseitig bevorzugt. Seit etwa 1980 sucht man nach einer ganzheitlichen Organisation. Aber heute gibt es auch Mischformen. Es wird heute viel beraten, aber am Ende trifft oft dann doch einer die Entscheidung. In bestimmten Fällen ist bürokratisches Handeln gut, in anderen wieder kooperatives Handeln.

 

Ablauforganisation

Die „allgemeine Geschäftsanweisung“ (AGA) regelt alle Rechte und Pflichten (Formen und Verfahren), für alle Mitarbeiter (vom Oberbürgermeister bis zum Mülllader), für alle Geschäftsvorfälle, die in den Ämtern vorkommen.

Sie ist eine innerdienstliche Anweisung und bindet die Mitarbeiter nur im Innenverhältnis. Besonders greift sie in Problemfällen (solange nichts passiert, wird sie nicht weiter beachtet und studiert). Zweck ist die Vereinheitlichung und Rationalisierung des Dienstablaufs.

 

Beispiel: Regelung von Posteingang

Die eine Möglichkeit ist, daß zunächst der Amtsleiter oder dessen  Stellvertreter (das ist auch eine Frage der Größe) die Posteingänge erhält. Er sieht sie durch, bringt Verarbeitungsvermerke an und leitet sie über das Geschäftszimmer an die Sachbearbeiter weiter. Die andere Möglichkeit ist, daß die Sachbearbeiter die Posteingänge direkt von der Poststelle (des Amtes bzw. der Verwaltung erhalten). Sie informieren ihren Vorgesetzten über wichtige Angelegenheiten. Aber das ist selten. Aber an sich wäre das sinnvoll, weil ja die abgehende Post kontrolliert wird. An sich würde die Regelung zweier Punkte genügen: Wer kriegt welche Information und wer darf welche Entscheidung fällen? Die abgehende Post wird vom Sachbearbeiter vorbereitet und von einem Vorgesetzten unterschrieben. Das sichert den Sachbearbeiter ab, aber bei der Unterschrift kann sowieso nicht viel überprüft werden, wenn der Vorgesetzte alles überprüfen will, ist er überfordert.

Entscheidungsbefugnis

 

Beispiel: Regelung des Unterschriftsberechtigung:

Die eine Möglichkeit ist, daß die Sachbearbeiter ihre Briefentwürfe (auch Verfügung, Bescheid o.ä.) dem Vorgesetzten zur Unterzeichnung vorlegen. Die andere Möglichkeit ist,

daß die Verfasser eines Briefes (auch Verfügung, Bescheid o.ä.) die von ihnen verfaßten Texte unterzeichnen. Sie informieren den Vorgesetzten über wichtige Angelegenheiten.

 

AGA 2 und 3:

Besondere Geschäftsanweisungen und, Regeln für bestimmte Mitarbeitergruppen (Hilfspolizei, Schulhausmeister), bestimmte Geschäftsvorfälle (Vergaberichtlinien, öffentliche Bekanntmachungen) und bestimmte Organisationseinheiten (Rechtsamt, Kasse, Revisionsamt).

 

 

Aufgaben der Organisationsstelle

1. Organisation der Verwaltung:

-  Aufgabengliederung, räumliche und sachliche Verwaltungsgliederung, Standortfestlegungen (zum Beispiel Feuerwache).)

-  Regelung und Überwachung des allgemeinen Dienstbetriebes (AGA)

-  Zentrale Aufgaben des Datenschutzes

-   Allgemeine Regelung und Pflege der Information (zum Beispiel Zeitschriftenumlauf).

-  Arbeitsorganisation und Rationalisierung: Organisationsberatung, Planung und Einführung wirtschaftlicher Arbeitstechniken und Arbeitsabläufe, auch Standardisierung, Mechanisierung und Automation, Organisationsentwicklung und -untersuchungen, Mitwirkung bei Raumprogrammen, Planung des Datenverarbeitungssystems, Betriebliches Vorschlagswesen (mit Prämiensystem)..

2. Stellenbedarf, Stellenbewertung, und Aufstellung des Stellenplans

3. Übertragung besonderer Befugnisse (Unterschriftsbefugnis)

4. Bauherrenfunktion bei Verwaltungsneubauten und Verwaltung der Gebäude

5. Bedarfsfeststellung und Beschaffung (Beschaffungsamt)

6. Regelung der Benutzung der  öffentlichen und privaten Verkehrsmittel

7. Planung, Organisation und Durchführung technischer Dienste

8. Fahrdienst, Post- und Botendienst

9. Regelung der Reinigung von Dienstgebäuden

10. Herausgabe innerdienstlicher Mitteilungen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mündliche und schriftliche Kommunikation und deren Vorteile und Nachteile

                                   

 

Mündliche Kommunikation

Schriftliche Kommunikation

 

V

O

R

T

E

I

L

E

Zweiseitige Kommunikation möglich

Nachlesen möglich (Gedächtnisstütze)

Beidseitige Rückmeldung möglich

Längere Vorbereitung möglich

Flexibilität durch direkte Rückmeldung

Kontrollmöglichkeit

Unklarheiten lassen sich sofort klären

Höhere Informationsdichte

Alles ist auf den Hörer abgestimmt

Komprimierung

Neue Ideen lassen sich entwickeln

Alles wird genau durchdacht

Kompromißbereitschaft wird gefördert

Höhere Verbindlichkeit

Verwendung von Gesprächstechniken

Höheres Gewicht

Bessere Beeinflussung des Partners

 

Richtiges Erfassen leichter überprüfbar

 

 

 

 

N

A

C

H

T

E

I

L

E

Schnelles Vergessen

Einwegkommunikation

Keine Beweisführung möglich

Zeitraubende Rückfragen

Manipulierbar, schwer nachprüfbar

Zeit- und Arbeitsaufwand

Überredungstechniken

Mißverständnis spät aufgedeckt

Aufmerksamkeit überstrapaziert

Keine Flexibilität

Konzentration überstrapaziert

Kein Eingegen auf spezifische Belange

 

Endgültigkeit

 

 

 

 

 

Die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung sind aufgefordert, die zweckmäßige Form für die Abwicklung des Geschäftsverkehrs zu suchen. Sie müssen entscheiden, ob der mündliche oder schriftliche Geschäftsverkehr vorteilhafter ist.            

 

Einsparen von Schreibarbeit

Die kurze Form verlangt einfache Wörter:

statt:                                                                          besser:

aus diesem Grunde                                                           deshalb

Rückäußerung                                                                   Antwort

die aufgetretene Störung                                                 Störung

der telefonische Anruf                                          Anruf

 in Erwägung ziehen                                                        erwägen

zur Auslieferung bringen                                     ausliefern

Kostenaufwand verursachen                                          kosten

Unterstützung gewähren                                     unterstützen

einer Überprüfung unterziehen                          prüfen

der Abnutzung unterliegen                                             sich abnutzen

in Abzug bringen                                                   abziehen

in der Anlage erhalten sie                                                 liegt bei

am gestrigen Tage                                                  gestern

bedauerlicherweise                                                            leider

Vorschriften für die Lieferung                             Liefervorschriften

 nebensächlicher Punkt                                       Nebenpunkt

Es ist von Ihnen angeordnet worden                             Sie haben angeordnet

 Die Rechnung, die gestern geprüft wurde                  die gestern geprüfte Rechnung

Die Abbildung, die in der Anlage beigefügt ist            Die Abbildung liegt bei.

Viele Briefe sind zu umfangreich. Die modernen Möglichkeiten der Textverarbeitung verführen ja auch dazu, weil man leicht einen Text kopieren kann. Die eigentliche Information oder Entscheidung steht dann erst ganz am Schluß und ist aus all dem Material gar nicht so leicht zu erkennen. Wenn jemand beim Schwarzfahren erwischt wurde, genügt der Text: „Beachten Sie bitte  in Zukunft die Hinweise auf den Bahnhöfen. In Ihrem besonderen Fall verzichten wir auf die Strafe und überweisen Sie bitte nur die Gebühren von sechs Euro!“

Um weniger schreiben zu müssen (Briefe sind sehr teuer),

-   erledigt man mehr mündlich oder telefonisch

- Texte sind kurz zu fassen

-  der Sachbearbeiter schreibt lieber selber (statt der Schreibdienst)

-  Urschriftverkehr wird genutzt (bei der E-Mail sehr erleichtert)

-  Vordrucke werden verwende

-  Schreibfehler werden akzeptier

-  Fensterbriefumschläge werden verwendet

-  Keine Verbesserung aus Stilgründen, wenn der Inhalt sachlich in Ordnung.

 

 

Begriffe des Geschäftsverkehrs

 

  1. Bearbeitungshinweis: Rücksprache (R oder bR)              Kurze Beantwortung einer Frage

  2. Bearbeitungshinweis Vortrag (V oder bV)              Umfassende Darstellung des Sachverhalts

  3. Erlaß                               Äußerung von Ministerien (auch unveröffentlicht)

  4. Runderlaß                                 Äußerung von Ministerien an mehrere Empfänger

  5. Verfügung (mehrere Auslegungen möglich)

                                   Festlegung über die weitere Bearbeitung der Sache

Jede Mitteilung der Aufsichtsbehörde

Einnahmeverfügung / Aufgabeverfügung (auch „Anordnung“)

  6. Bericht (mehrere Auslegungen möglich)

                                   Schriftliche Darstellung eines Sachverhalts (Vortrag ist mündlich)

Mitteilung an übergeordnete Behörden („…berichten wir wie folgt..“)

  7. Bescheid                                                Anordnung oder Entscheidung einer Behörde

  8. ZdA („zu den Akten“)               Ablage nach Abschluß der Bearbeitung

  9. Wegl. (Weglegesache)                        Schriftgut von kurzzeitiger Bedeutung

10. Zur Sammlung (zS)                 Zur Sammlung von Gesetzblättern usw.

       Zum Vorgang (zV)                   Sammlung von Äußerungen und Schriftstücken

11. Wv. am….                                  Festlegung eines Termins bis zur letzten Bearbeitung

12. UR (Urschriftlicher Verkehr) Eingangsschreiben gleich Ausgangsschreiben (s.u.)

13. Vermerk, Aktenvermerk                      Schriftliche Darstellung eines Sachverhalts

14. Amtliche Bekanntmachung   Behördeninformation an die Bürger

15. Beglaubigung   Übereinstimmung eines Schriftstücks mit dem Original

16. Beurkundung    Tatsächliches Ereignis in Form einer Niederschrift festgehalten.

 

 

Aktenordnung und Aktenplan

Die Aktenordnung enthält die Grundsätze für eine zweckmäßige Ordnung und wirtschaftliche Verwaltung des Schriftguts in der Verwaltung. Sie soll helfen, das Schriftgut schnell und sicher aufzufinden, um dadurch den Dienstbetrieb zu erleichtern und zu beschleunigen. Die Aktenordnung gilt für die gesamte Verwaltung mit Ausnahme des Archivs. Gesetzliche Vorschriften sind zu beachten (zum Beispiel Verschlußsachen).

 

1. Zweck und Geltungsbereich der Aktenordnung

2. Schriftgutarten

-           Akten (Hauptakten, Einzelakten

-           Weglegesachen (nicht dauerhaft aufzubewahren)

-           Sonstiges Schriftgut (Urkunden, Verträge, Kassenbelege, Datenträger).

 

3. Äußere Ordnung der Akten

-           Ablagesysteme (am Arbeitsplatz, zentral, dezentral)

-           Aktenplan (Systematik, Aktenzeichen) nach dem Dezimalsystem

-           Beschriften der Aktenbehälter

-           Aktenbehälter

4. Innere Ordnung der Akten

-           Auszeichnen des Schriftgutes (Personalakten nach Geburtsdatum)       

-           Einordnen des Schriftgutes        

-           Numerieren der Aktenblätter

-           Inhaltsverzeichnis

5. Aktenverwaltung

-           Aktenverwalter

-           Wiedervorlagen

-           Akteneinsicht

-           Aktenausleihe, Aktenvorlage an Gerichte

-           Aufbewahrungsvorschriften (Fristen, Überwachen der Fristen)

Aussondern, Prüfen der Archivwürdigkeit, Vernichten von Akten)

 

 

 

Empfehlungen für die Textverarbeitung (Einsparen von Schreibarbeit)

Herausgegeben vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung, Nachdruck Juni 1979

 

1. Mitarbeit der Verwaltungskräfte:

Die Empfehlungen für die Textverarbeitung gehen davon aus, daß die „Textgestaltung“ (das Erarbeiten und Verfassen der Texte durch die Verwaltungskräfte)  und die „Textverarbeitung“ (das Diktieren, Schreiben, Korrigieren und Vervielfältigen der Texte durch die Verwaltungs- und Schreibkräfte) Teile eines Arbeitsablaufes sind. Einfache, wirksame und wirtschaftliche Verfahren der Textverarbeitung können nur gefunden und in der gesamten öffentlichen Verwaltung angewandt werden, wenn alle an dem Arbeitsablauf Beteiligten verständnisvoll und sachkundig zusammenarbeiten.

Schon am Anfang des Arbeitsablaufes wird meist entschieden, welches Textverarbeitungsverfahren zur Anwendung kommt:

-  ob Vorgänge mündlich, fernmündlich oder schriftlich erledigt werden

-  ob Entwürfe von den Verwaltungskräften selbst geschrieben werden

- ob kostspielige Gerätevoll ausgenutzt werden.

-  ob das arbeitssparende Durchschreibverfahren oder das aufwendige Entwurfsverfahren angewendet wird

3. Am Beginn der Bearbeitung zahlreicher Fälle stehen die Verwaltungskräfte vor der Frage. ob sie anstelle der arbeitsaufwendigen Textgestaltung und Textverarbeitung nicht besser den mündlichen oder fernmündlichen Geschäftsverkehr wählen.

4. Die folgenden Ausführungen sollen den Verwaltungskräften im Einzelfall die Entscheidung erleichtern helfen, welche Art des Geschäftsverkehrs und der Textgestaltung und -verarbeitung voraussichtlich für sie selbst die einfachste und für die Verwaltung die wirksamste und wirtschaftlichste ist.

 

Mündlicher und fernmündlicher Geschäftsverkehr:

1. Wenn es die Bearbeitung einer Sache zuläßt, ist der mündliche oder fernmündliche

    der Regel nicht wichtig! Umfangreiche Schreibarbeiten könmnen eingespart werden, besonders wenn ein Sachverhalt geklärt werden muß oder ein Gedankenaustausch notwendig ist.

2. Dies gilt auch für Ferngespräche, wenn sie nicht länger als unbedingt notwendig geführt werden. Grundsätzlich sollte man alle fernmündlichen Gespräche nach dem Leitsatz „Fasse dich kurz“ führen, besonders während der arbeitstäglichen Spitzenverkehrszeiten, um ankommende andere Gespräche nicht zu behindern.

 

Ein Telefongespräch hat eine Vorbereitungsphase, eine (Durch) Führungsphase und eine

Nachbereitungsphase.

 

Die dreigeteilte Telefonnotiz

vorher

während

nachher

Was will ich erreichen?

Zuhören:

Aktives Zuhören

Was habe ich erreicht?

 

Wen will ich anrufen?

Notieren:

Alles

Was ist zu veranlassen? von wem? warum? wo? wann?

Wann will ich anrufen?

Sprechen:

Am Telefon „lächeln“

Wo lagen meine

Schwachstellen

Welche Unterlagen benötige ich?

…benötigt mein Partner?

 

 

Wie kann ich meinen Partner motivieren?

 

 

Wie kann ich argumentieren?

 

 

Welche Einwände habe ich zu erwarten

 

 

Wie kann ich sie vorher entkräften?

 

 

Welche Kompromisse oder Zugeständnisse kann ich machen?

 

 

 

Vorbereiten eines Telefongespräches:

-  Unterlagen bereit halten, die Gegenstände des Gespräches sein können.

-  Vor Gesprächen, die mehrere Gegenstände betreffen, Stichwörter notieren.

-  Roten Faden überlegen

-  Schreibzeug bereithalten

-  Nummer und Namen des Gesprächspartners ermitteln

-  Telefongünstige Zeit aussuchen (10 - 11 Uhr)

-  Was muß vereinbart werden?

-  Was muß am Schluß klar sein?

 

Führen des Gespräches:

-  Meldet sich der Angerufene: Vorstellung und Begrüßung (Name und Dienststelle)

-  Ist der Angerufene nicht zuständig, sogleich den Namen und gegebenenfalls die Durch

  wahlnummer des zuständigen Bearbeiters erfragen. Erst dann Gespräch durch den Angeru

  fenen weiterverbinden lassen oder erneut anrufen.

-  Braucht der Angerufene für die Beantwortung einer Anfrage eine Vorbereitungszeit, dann

   neue Anrufzeit vereinbaren, gegebenenfalls Durchwahlnummer erfragen und Gespräch be-

  enden.

-  Hat man angerufen. dann sollte der Signalton viermal abgewartet werden (lange Töne mit

   langem Zwischenraum). Das bedeutet. daß bei dem Anzurufenden das Klingelzeichen vier

   mal ertönt. Meldet sich hiernach der Anzurufende nicht, dann ist der Anruf sogleich zu be-

   enden.

-   Kommt mehrmals keine Verbindung zu einer Durchwahl-Nebenstelle zustande. dann kann

   es sich empfehlen, die Vermittlung anzurufen und - unter Hinweis auf das Nichtzustande

    kommen der Durchwahlverbindung - eine Verbindung mit der Nebenstelle zu erbitten.

-   Telefongespräche sollten möglichst nicht während der vormittäglichen Spitzenverkehrszeit

    geführt werden.  Das gilt auch während der Hauptmittagszeit, weil die Anzurufenden dann

    oft nicht an ihren Plätzen sind. Hiernach empfehlen sich für Gespräche folgende Zeiten:

    bis 9 Uhr, von 11.30 bis 12.15Uihr und nach 13.30 Uhr.

 

-  Bezug angeben

-  Sachverhalt schildern

-  Auf den Kern der Sache kommen

-  Sachlich bleiben

-  Bei Bitte um telefonischen Rückruf: Es kostet Ihre Zeit, aber schließlich ist es der andere,

   der etwas will. Für ihn ist es dringend, aber nicht für Sie!

-  Vor Beendigung eines Gespräches Ergebnisse nochmals kurz zusammenfassen und den Angerufenen bitten, sie zu vermerken.

 

Nach dem Gespräch

-  Vermerk während des Gesprächs machen

-  Vermerk nach dem Gespräch ausformulieren

-  das Vereinbarte veranlassen

 

Selbstschreiben durch die Verfasser:

Texte sollen von den Verfassern nur dann selbst geschrieben werden, wenn dadurch Verwaltungsarbeit eingespart wird oder wenn es aus Gründen der Dringlichkeit notwendig ist.

Schreibarbeiten dürfen grundsätzlich nicht nur zur Entlastung des Schreibdienstes auf die Verfasser verlagert werden.

Für das Selbstschreiben durch die Verfasser kommen hiernach vor allem folgende Texte in Frage:

-           kurze Vermerke auf Vorgängen oder in den Akten

-           kurze Vermerke über Besprechungen oder fernmündliche Gespräche

-           Texte des Urschriftverkehrs

-           Eintragungen in Vordrucke, die von den Bearbeitern ausgefüllt werden.

 

Urschriftverkehr:

Bei Schreiben, die kurze Antworten (Sachstandsbericht. Stellungnahme) zulassen, kann für Anfrage und Antwort dasselbe Schreiben oder derselbe Vordruck benutzt werden. so daß dem Empfänger Schreibarbeit erspart wird. Hierbei wird auch der Absender zu rationeller Arbeitsweise angehalten.

Zusätzlich kann erreicht werden, daß durch die bessere Übersichtlichkeit des Schreibens (Frage und Antwort auf denselben Schriftstücken) die Beantwortung erleichtert wird. Korrespondenz (Anschrift,  Betreff und Bezug).

Der Urschriftverkehr beschleunigt erheblich die Erledigung und spart Schreibarbeit ein, denn Anschriften auf der Urschrift können in abgekürzter Form geschrieben und Bezug und Betreff weggelassen werden.

 

Anwendungsverfahren:

-  Beim Urschriftverkehr auf dem Vorgang wird der Schriftverkehr ohne Fertigung eines Entwurfs durch eine Verfügung auf dem letzten Schreiben eines Vorgangs oder aber auch auf einem zusätzlichen Blatt in Kurzform abgewickelt.

-   Urschriftverkehr mittels Begleitzettel vereinfacht den Schriftverkehr, indem ein besonderer Vordruck verwendet wird, der Kästchen haben soll und auch Raum für Kurzantworten vorsehen kann.

-   Beim Urschriftverkehr mit Rückantwort wird in einem Vordruck Raum für den Text des Absenders und für die Antwort des Empfängers vorgesehen. Er kann als Vordrucksatz gestaltet werden oder als Pendelbrief

 

Herstellen von Reinschrift und Entwurf in einem Arbeitsgang (Durchschreibverfahren)

Allgemeines

Dieses Verfahren spielt heute so gut wie keine Rolle mehr, weil am Computer leicht Kopien hergestellt werden können bzw. der ganze Schriftverkehr elektronisch durchgeführt wird.

Das Durchschreibverfahrens bestand darin, Durchschriften von Reinschriften werden als Entwürfe der Schreiben, die für die eigenen Akten gebraucht werden, verwandt. Durch dieses Verfahren kann gegenüber dem Entwurfsverfahren, bei dem zunächst Entwürfe und erst hiernach Reinschriften geschrieben werden, erhebliche Schreib- und Lesearbeit eingespart werden.

Änderungen der Erstschrift können vermindert werden, wenn

-  abgehende Schriftstücke auf keiner zu hohen Ebene schlußgezeichnet werden

-  das Mitzeichnen von Schriftstücken auf das notwendige Ausmaß beschränkt wird

-  Sachfragen möglichst im voraus mit den Zeichnern geklärt werden

-  Änderungen. die nicht aus sachlichen Gründen geboten sind, unterbleiben.

-  geringfügige Änderungen in Reinschriften im Einzelfall hingenommen werden.

 

Verwenden von Vordrucken:

Vordrucke sind Informationsträger zur Ordnung, Vereinfachung, Steuerung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen. Sie erleichtern das Aufnehmen, Verarbeiten und Weitergeben von Informationen bei der Bearbeitung von Regel- und Massenfällen und sichern die Vollständigkeit der benötigten Informationen. Sie ersparen Schreibarbeit.

Vordrucke erfüllen ihren Zweck, Schreibarbeit einzusparen, nur dann, wenn sie schreibgerecht sind; dazu gehört:

-  Alle bei der Bearbeitung der Fälle gleichbleibenden Texte und Textteile müssen vorge

   druckt sein.

-  Für alternative Texte oder Textteile, die regelmäßig gebraucht werden, sind Auswahlfelder

   vorzusehen. damit die zutreffenden Aussagen angekreuzt werden können.

-  Die Felder zum Eintragen von Wörtern, Zahlen oder Zeichen (Schreibfelder) müssen so

   groß sein, daß sie für vollständige Eintragungen in gut lesbarer Schrift ausreichen.

-  Müssen in zwei oder mehr gleiche oder unterschiedliche Vordrucke gleichzeitig dieselben

   Eintragungen gemacht werden, dann sind Vordrucksätze zu verwenden, wenn dies wirt

  schaftlicher ist.

Folgende Mängel sind besonders häufig:

-  Die Vordrucke sind für die Ausfüller nicht ausreichend verständlich und werden daher un

   richtig oder unvollständig ausgefüllt.

-  Die Vordrucke entsprechen nicht dem günstigsten Arbeitsablauf.

-  Die Vordrucke führen zu Schwierigkeiten beim Gebrauch der Arbeits- und Organisations

   mittel oder bei der Eingangs- oder Abgangsbearbeitung.

-  Die ausgefüllten Vordrucke sind für die Empfänger nicht ausreichend verständlich, so daß   

  Rückfragen häufig sind.

 

Arbeitsorganisation und Selbstmanagement

 

Leistungskurve:

Allgemeine Kurve: Hoch um 10 Uhr, dann gegen 12 Uhr ein Abfall, langsamer Anstieg bis 14 Uhr, ab 15 Uhr abwärts, tiefster Punkt um 2 Uhr .

Morgenmensch: Ein Hoch von 8 bis 11 Uhr, aber mit einem leichten Absacken und 10 Uhr, um 13 Uhr ein starkes Nachlassen, von 18 bis 17 Uhr noch einmal hoch, aber nur die Hälfte der vollen Leistung, um 21 Uhr dann schlagkaputt, aber insgesamt drei Hochs.

„Morgen-Menschen“ sollten früh mit ihrer Arbeit anfangen (möglichst vor Eintreffen der Mitarbeiter); als erstes die wichtigste Aufgabe erledigen (was sie jetzt nicht schaffen, bleibt liegen);     Routineaufgaben nachmittags erledigen.

Abendmensch: Kommt erst gegen 11-12 Uhr in Schwung, dann läßt er wieder nach, gegen 16 Uhr der absolute Höhepunkt, dann wieder weniger gegen 20 Uhr und um 22 Uhr noch einmal Höchststand. Mittags haben alle ein Tief. „Abend-Menschen“ sollten wichtige Aufgaben im Leistungshoch am Nachmittag erledigen; auf eine Balance zwischen Beruf und Feierabend achten.

 

Arbeiten, die die höchste Konzentration erfordern, in die Leistungsspitzen verlegen.

-  Das Frühstück sollte auf alle Fälle zuhause eingenommen werden, in Ruhe und ohne Hektik, damit der Tag gut beginnt. Man ist dann gepanzert, für den ganzen Tag, es kommt nicht alles an einen ran.

-  Sortierarbeiten lieber am Morgen vor der Publikumszeit machen. Wer dazu Kaffee trinken und essen will, sollte sein Brot schon zuhause zurechtgemacht haben. Nach der Mittagspause dann den Arbeitsschwerpunkt erledigen.

-  Punktuelle Erlebnisse werden leicht verallgemeinert. Rückstände kommen dann angeblich daher, daß „die“ dauernd frühstücken und „die anderen“ kommen und gehen wann sie wollen. Zu solchen Meinungen sollte man keinen Anlaß geben. Einiges wird dabei allerdings leichter akzeptiert, zum Beispiel eine Raucherpause. Anderes dagegen wird nicht geduldet, zum Beispiel eine Verschnaufpause, während andere Schalterdienst haben.

 

Zeiteinteilung und Planung / Zeitmanagement

Zeitmanagement bedeutet eine optimale Gestaltung der zur Verfügung stehenden Zeit unter Einsatz konsequenter Planung, sinnvoller Arbeitsmethodik und erheblicher Selbstdisziplin. Zeitmanagement ist damit immer auch Selbstmanagement und läßt sich demzufolge definieren als: die konsequente-zielorientierte Anwendung von Arbeits- und Führungstechniken

auf die eigene Person.

 

Die meisten Menschen verplanen sämtliche Zeit, die ihnen zur Verfügung steht. Meist kommt aber etwas dazwischen und alles wird über den Haufen geworfen. Deshalb sollte man nur 60 Prozent der Zeit verplanen und den Rest zu gleichen Teilen aufteilen in Unvorhergesehenes und Spontanes. Sonst ist man enttäuscht, wenn man das geplante Pensum nicht geschafft hat. Auch privat sollte man das durchhalten.

Planung ist Strukturierung der Zeit, hat aber auch ein Ziel vor Augen. Nur wenn man sich konkret etwas vornimmt und einen festen Termin setzt, verwirklicht man es auch. Sinnvoll ist es, die Planung am Vortag zu machen, dann aber abzuschalten. Aufschreiben ist hilfreich. Den Plan nur im Kopf zu haben, ist verheerend, weil das belastet und durcheinanderbringt. Doch Pläne dürfen auch nicht zum Zwang werden: Wenn schönes Wetter ist, geht man raus und bügelt nicht erst noch die Wäsche fertig.

Durch das Aufstellen einer Liste lernt man abzuspecken; es bleibt nur, was man schaffen kann. Zeitgewinn ist nicht dazu da, daß mehr gearbeitet wird, sondern daß man für sich selber einen Gewinn hat und zum Beispiel in Ruhe eine Arbeit machen kann, die immer wieder verschoben wurde.

 

Erstaunlich viele Dinge (40Prozent) erledigen sich durch Liegenlassen! Bei den meisten Sachen darf man nicht zu schnell aktiv werden!

In 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit werden Arbeiten erledigt, die zu 80 Prozent zur Zielerreichung beitragen. Demgegenüber werden 80 Prozent der Zeit auf Aufgaben verschwendet, die nur zu 20 Prozent zur Zielerreichung beitragen.

Die persönliche Tätigkeitsverteilung ist optimal, wenn Sie von Ihrer täglichen Arbeitszeit für

A-Aufgaben 65 Prozent

B-Aufgaben 20Przent

C-Aufgaben 15 Prozent verwenden.     

In der Praxis macht man meist mehr B-Aufgaben als A-Aufgaben. Aber bei 90 Prozent A-Aufgaben ist man überlastet.

 

Analyse der Arbeitssituation: (Was sich jeder Mitarbeiter fragen sollte)

1. Werde ich von außen gestört?

2. Werde ich bei der Arbeit unterbrochen?      

3. Bin ich bei der Arbeit abhängig von

Vorarbeiten anderer?        

Mitwirkung anderer?         

Informationen anderer?    

Entscheidungen anderer?

4. Was setzt mich besonders unter Druck

zeitweilige Arbeitsspitzen?          

unvorhergesehene Arbeiten?

Sofortaufträge?

Terminaufträge?

5. Wird meine Arbeit durch organisatorische Anweisungen beeinträchtigt?

6. Wird meine Arbeit beeinträchtigt, weil rationelle Arbeitsmittel fehlen?

 

 

Persönlicher Arbeitsstil: (Was sich jeder Mitarbeiter fragen sollte)

1. Unangenehme Aufgaben schiebe ich gerne auf. 

2. Unangenehme Arbeiten schiebe ich gerne an andere ab.         

3. Bei schwierigen Aufgaben neige ich zum Aufgeben.      

4. Initiative entfalte ich erst auf Anstoß.

5. Bei schwierigen oder unpopulären Entscheidungen suche ich gerne „Rückendeckung“

6. Fällige, aber unangenehme Entscheidungen zögere ich erst einmal hinaus.           

7. Bei schwierigen Problemen beginne ich gerne mm Schluß oder in der Mitte.

8. Ich neige dazu, alles selbst zu tun.   

9. Ich beginne mit der Arbeit, die mir am meisten Spaß macht

10. Ich lasse Arbeiten angefangen liegen, ohne sie zu beenden

11. Habe ich eine Arbeit begonnen, arbeite ich blindlings geradeaus

12. Um andere Dinge zu tun, unterbreche ich auch schon begonnene Arbeiten.

13. Ich neige dazu, unkonzentriert zu arbeiten.         

14. Ich neige dazu, stundenlang ohne Pause zu arbeiten. 

15. Ich ertappe mich, daß ich mit Nebensächlichkeiten wertvolle Zeit vertrödele.          

16. Perfektion strebe ich auch dort an, wo sie gar nicht nötig ist.

17. Ich nutze nicht alle verfügbaren rationellen Arbeitsmittel.         

18. Ich erledige Aufgaben wenn sie mich interessieren auch dann, wenn sie nicht hundertprozentig zu meinen Aufgaben gehören.        

 

 

Zeitfallen:

 

Zeitfalle

Mögliche Ursachen

Gegenmaßnahmen

Unpünktlicher Beginn

Überziehen der Pausen

Eigene Bequemlichkeit

Mangelnde Disziplin

 

Wunsch, etwas anderes tun zu wollen

Einförmige Arbeit, die wenig fordert

 

Bedürfnisse der Kollegen

Nicht zu vermeiden

Etwas für die Pause

Anpassung an Tempo der Kollegen

Angst, mehr machen zu müssen

Miteinander klären

Dienstbesprechungen 

Zu langatmig

Straffe Gesprächsführung

Fortbildungen

 

 

Feiern (Geburtstag)

 

 

Zu lange Arbeitseinheiten

Öfterer Wechsel

Mehr kurze Pausen

Vorgeschriebene Arbeitseinteilung

Freiheit zur Einteilung lassen

 

Vertrödeln des Schlusses

Zu späte Mittagspause

 

Essen-Zubereitung, private Telefonate, Zigarettenpause, Kaffeepause, Einkäufe, Kantine. Für Pausen braucht man einen Grund, der anerkannt wird! (z.B. Essen, Toilette).

Mehrere Arbeiten gleichzeitig, Suchaktionen, Computerausfall, wiederholte Fragen in gleicher Sache, Fragen auf dem Flur, andere Gedanken

Nacheinander arbeiten, Listen führen, Vermerke, Bündelung von Fragen, Mitarbeiterbesprechungen, Infoschalter, andere Fragen nicht unterdrücken.

 

Gerade bei Streß gilt es, alles aufzuschreiben , was nicht vergessen werden darf. Bei Verdrängung kommt es wieder und verlangsamt das Tempo.

 

 

Möglichkeiten der Selbstentlastung

Zeitmanagement heißt, Zeit für das Wesentliche zu haben bzw. zu schaffen. Voraussetzung dafür ist der Blick für das wirklich wesentliche, sonst greifen alle noch so effektiven Arbeitstechniken nicht. Konzentrieren Sie sich deshalb nur auf das wirklich Wichtige und verzetteln Sie sich nicht mit Einzelheiten, die vielleicht interessant, aber nicht bedeutsam sind. Um diese Konzentration zu erreichen, stellen sie mit den folgenden vier Schlüsselfragen zunächst einmal alle Aufgaben und Tätigkeiten grundsätzlich in Frage und beantworten Sie diese ehrlich!

1. Warum muß die Tätigkeit überhaupt erledigt werden?                   Eliminieren 

2. Warum muß gerade ich die Tätigkeit erledigen?                            Delegieren

3. Warum muß die Tätigkeit unbedingt jetzt erledigt werden?          Terminieren

4. Warum muß die Tätigkeit gerade auf diese Art erledigt werden? Rationalisieren

 

Regeln zum Zeit-Gewinnen:

1. Fangen Sie morgens richtig an

2. Machen Sie sinnvolle Tagespläne

3. Machen Sie Unerledigtes sichtbar

4. Organisieren Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz

5. Arbeiten Sie mit Checklisten

6. Arbeiten Sie mit Aktionsprogrammen

7. Arbeiten Sie mit „muß“ und „kann“

8. Nutzen Sie wissenschaftliche Erkenntnisse

9. Lernen Sie zu delegieren

10. Lernen Sie erfolgreich im Team zu arbeiten

11. Lernen Sie sachbezogene Fehlersuche

12. Erkennen Sie gute Arbeit richtig an

13. Kritisieren Sie konstruktiv

14. Lernen Sie Ihre guten Zeiten zu nutzen

15. Schließen Sie Ihren Arbeitstag vernünftig ab

 

Delegieren von Aufgaben:

1. Erledige ich Dinge, die auch andere tun könnten?

2. Gebe ich Arbeit erst, wenn es nicht mehr anders geht? Warum?

3. Bin ich wirklich zuständig?

4. Verhindere ich Rückdelegation?

5. Hänge ich an „Lieblingsaufgaben“? An welchen?

6. Habe ich Angst, andere könnten die Aufgabe genauso gut oder sogar besser erledigen?

7. Überschätze ich Bedeutung und Schwierigkeitsgrad von Aufgaben?

8. Befasse ich mich mit Dingen, die mich gar nichts angehen? Mit welchen?

9. Unterschätze ich die Qualifikation und Leistungsfähigkeit anderer Mitarbeiter?

10. Unterschätze ich die Leistungsbereitschaft meiner Mitarbeiter?

11. Habe ich zuwenig Vertrauen zu meinen Kollegen?

12. Nehme ich mir Zeit zur Einweisung neuer Mitarbeiter?

 

Aufschieben:

Das Aufschieben ist ein weitverbreiteter Arbeitsstil, der in der Regel zu Frustration, Unzufriedenheit und letztendlich Zeitdruck und Streß bei der unausweichlichen Erledigung der Aufgabe führt. Hier eine Anleitung zur Verbesserung:

1.Schritt: Erstellen Sie eine Liste aller aufgeschobenen Aufgaben, die Sie belasten.

2.Schritt: Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, ob Sie sie noch erledigen wollen

(Was länger als einen Monat liegt, wird nicht mehr bearbeitet).

3.Schritt: Ziehen Sie Bilanz:  Welche Gründe gibt es für den Aufschub?

Welche Vorteile bietet die abschließende Erledigung?

4. Schritt: „Salami-Taktik“ zur Erledigung: Zerlegen Sie die Aufgabe in kleine festumrissene und durchführbare Einzelschritte. Setzen Sie sich für jeden Einzelschritt einen Erledigungstermin.

5. Schritt: Belohnen Sie sich für die Erledigung jedes Einzelschrittes (zum Beispiel mit einem

interessanten Buch, einem schönen Spaziergang usw.)

Beziehen Sie zur Kontrolle Familienangehörige und Freunde, gegebenenfalls auch Mitarbeiter mit ein. Alle neuen „Verschiebe - Aufgaben“ sind  sofort erledigen!

 

 

Noch einige Zitate:

Ziel der Arbeit ist es nicht, daß Sie abends müde nach Hause gehen!

Jede Arbeit dauert solange, wie Zeit dafür ist! (gilt vor allem für Besprechungen)

Wenn einer auf seine langjährige Erfahrung verweist, dann antwortet man ihm: „Dann wird es Zeit, etwas zu verändern!“

Meistens gibt es über die geringsten Fehler den meisten Aufstand!

Alles was funktioniert, wird nicht verbessert. Erst wenn große Rückstände liegenbleiben, entsteht Handlungsbedarf!

Es ist nicht Ihr Problem, wenn jemand so dusselig ist, sein Anliegen nicht gleich vorzubringen!

Sie müssen sich selber auf die Schulter klopfen, Sie können nicht erwarten, daß andere es tun.

Sobald Sie Angst haben, triumphiert der andere und Sie haben verloren!